第三节 招商会议的召开

　　从会议筹备阶段进入会议召开阶段，恃别是会议正式开幕后，会务组工作人员的工作重心就从筹办会务转变为组织和落实会议的各个环节，配合我方主要发言人和主持人把会议举办成功，达到预定效果。为此，应注意如下事项:
　　 (1)会议的主持人和主要发言人要充分发挥组织和主导的作用，突出重点，促进交流，活跃气氛，引导讨论。
　　 (2)会上宣布的所有信息必须准确无误。
　　 (3)会议的工作人员除做好会场服务工作之外，还应注意个体形象，取得与会宾客的信赖。
　　 (4)会议的各项程序安排要紧凑，时间不宜过长，一般应控制在一个半小时之内。
　　 一、接待来宾
　　 会务接待人员在会场入口处设置签到处，请与会来宾在签到本上签名，留下名片，佩戴胸卡，热情解答来宾询问，引领来宾进入会场就座。对邀请到会的重要客人，应有专人引导、陪同。
　　 二、发放资料
　　 接待人员将会议议程表、招商项目资料、招商宣传资料等有礼貌地发给来宾，对与会的新闻界记者，还要加上会议新闻统发稿、图片、背景材料等。
　　 三、安排座位
　　 除大会发言人、贵宾、主持人、译员安排在主席台就座外，其他来宾按预设方案安排在宾客席入座，签约代表的就座应利于签约仪式之进行，新闻记者的就座应利于采访、提问、摄影、录像的进行。
　　 四、会议主持
　　 会议主持人应充分发挥其"起""承""转""台"的作用，便会议开得既紧凑又活跃。其工作程序一般为:
　　 (1)宣布会议开始，介绍与会的贵宾。
　　 (2)对来自备方各面的贵宾来客能在繁忙中参加会议表示感谢。
　　 (3)说明会议召开的背景、意图。
　　 (4)提出会议议题及发言的顺序名单。
　　 (5)做好各个发言人发言的承接工作。
　　 (6)宣读致大会的重要贺电。
　　 (7)主持项目的签约仪式。
　　 (8)会议接近尾声时进行必要的总结归纳。
　　 (9)回答与会客商提出的问题。
　　 (10)对宾客的发言表示感谢，宣布配套活动安排，最后宣布会议结束。
　　 五、会议主要发言
　　 由我方主管招商工作的领导围绕本地区"历史沿革与建设现状""投资环境""优惠政策与投资程序"等议题展开，通过有力的宣传和介绍，促进宾主之间的交流，引导客商的投资热情。
　　 我方译员在翻译领导发言纲要及背景材料的基础上，做好准确的现场翻译工作。
　　 六、贵宾发言
　　 由当地政要或工商界代表作贵宾发言，无疑对来宾有较大的影响力和号召力。我方应做好对发言贵宾的介绍和现场翻译工作。
　　 七、使、领馆代表发言
　　 由本国驻当地使、领馆代表发言，可显示出国家对该招商活动的支持，对当地企业界有一定的影响力。
　　 八、投资者代表发言
　　 由投资者代表就在该地区的投资体会进行发言，就投资者关心的各方面问题提供其独特的看法，可以给来宾们提供观察和认识本地区的另一个视角，帮助他们全面了解和认识本地区情况，对促进客商进一步安排来本地区参观、调研、考察、投资落户起着推动作用。
　　 九、回答问题
　　 在招商会议中，我方主要发言人既是议题的阐述者，又是与会客商提问的解答者。在经过中外各方代表发言后，需要给予来宾们消化会议内容的机会，同时可通过分析来宾所提的问题了解其注意点，促进我们的工作。因此，留出半个小时左有的时间来回答问题是十分必要的。
　　 通过我方主要发言人回答宾客所提出的各种问题，实现了双向信息交流，也满足了记者撰写新闻稿的需要。
　　 我方接待人员应做好记者录音、摄影、摄像等采访活动的辅助配合工作。
　　 十、签约
　　 接下来所安排的签约仪式，具有较大的新闻价值和影响力。会务工作人员应做好组织工作，包括签约文件的准备、签约人的出场顺序安排、摄影、录像等。
　　 十一、配套活动安排
　　 如果根据会议筹备计划安排了配套活动如酒会、点心餐会等，可有助于宾主之间的进一步交流和洽谈，会议工作人员应做好场地布置的衔接工作。